Travailler en intelligence collective, c’est le credo d’etixia. Et ce n’est pas parce que l’on est chez soi que cette unité doit disparaître. Alors du tour de table, on passe au tour d’écran pour continuer à mélanger les idées en atelier pour en tirer le maximum. Chez etixia, c’est avec Jean-Michel Flamant, fondateur de Six And See, que l’on adapte les ateliers pour avancer toujours plus loin. 

Mais l’intelligence collective à distance, qu’est ce que c’est ?

Un thème, un atelier, un animateur, une table et une dizaine de personnes autour pour penser mieux et plus rapidement. Un résumé rapide de l’intelligence collective ? Réfléchir ensemble pour que toutes les personnes concernées par le projet puissent se l’approprier. Mais voilà, quand l’équipe ne peut pas se retrouver, comment s’organiser ?

“Les ateliers liés aux projets immobiliers étaient prévus depuis longtemps, explique Jean-Michel Flamant, organisateur des ateliers etixia. Les annuler ? On y a pensé oui mais on a réfléchi à une manière de les rendre plus fluides et les adapter à cette nouvelle situation.” Les ateliers, habituellement, de 3 heures, ont été divisés en 3 ateliers d’1 heure et les protocoles ont été aménagés.

Des ateliers adaptés pour être efficaces

Si vous êtes des adeptes des ateliers et de l’intelligence collective, vous êtes sûrement entrain de vous demander : mais comment faire sans post-it ? Car oui, qui dit atelier dit post-it, mais qui dit atelier visio dit qu’il faut trouver un autre moyen.  “On a dû trouver des solutions, forcément. Comme le logiciel Klaxoon pour les post-it, souligne Jean-Michel Flamant. C’était nouveau pour tout monde mais ça fait évoluer les méthodes de travail.”

Pour ne perdre personne en route, Jean-Michel Flamant organise et découpe les ateliers en plusieurs moments. Les plénières permettent à tous les participants de se dire bonjour, d’entendre les consignes et le sujet de l’atelier, avant de partir en petits groupes pour réfléchir ensemble à la thématique du jour. Les participants se retrouvent à la fin de l’aparté pour partager les idées, élaborées durant la session. “Je suis à la disposition des participants s’ils ont des questions sur les outils ou sur la consigne. Il arrive que je fasse appel à d’autres animateurs pour guider lors des sessions en petits groupes, pour que tout se passe bien et dans les temps.”

Jean-Michel avoue pourtant qu’il a eu une certaine chance dans l’organisation et l’adaptation de ses ateliers etixia. “Les participants se connaissent et ont déjà participé à ce genre de sessions en physique, ils ont retrouvé leurs réflexes assez rapidement, sourit-il. La phase des ateliers sur le terrain est terminée, nous sommes sur une période d’appropriation. Cela aurait été un peu plus compliqué s’il avait fallu se déplacer.”

Alors, ça marche ?

Dans sa démarche d’identité et de réenchantement de lieux de commerce, etixia ne perd donc pas de vue l’un de ses objectifs principaux : comprendre et évoluer ensemble. “On les sent à fond dès le début de la session, explique Jean-Michel Flamant. Ils reprennent la posture de la créativité, ça nous fait du bien de voir des visages et de retourner aux projets, ensemble.”

Avec adaptation des méthodes de travail et envies, les équipes d’etixia se sont donc lancées dans le bain des visioconférences sans prendre le temps de se mouiller la nuque mais non sans brio ! Cette période a pu alors démontrer qu’il était possible de travailler à distance sans perdre, ni efficacité ni interactions entre collègues. Il est peut-être plus compliqué de se taper dans le dos mais le coeur y est ! “On pourra sûrement continuer d’utiliser ces techniques, espère Jean-Michel Flamant. Cela pourrait permettre d’éviter de nombreux déplacements, surtout qu’etixia a des équipes partout en France !”

Pour continuer à réaliser des ateliers à distance, il est pourtant nécessaire de suivre quelques conseils :

1. Utiliser des outils de visioconférences avec la possibilité de créer des salles pour diviser le groupe en plusieurs groupes ;
2. Avoir des outils pour animer la séance, comme Klaxoon ;
3. Faire participer tout le monde afin d’éviter les manques d’attention des collaborateurs…

Maintenant que vous savez tout de notre façon de travailler à distance chez etixia tout en gardant la proximité entre les collaborateurs, dites-nous comment fonctionnez-vous ? Quelles sont vos méthodes ?